Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии работника структурного подразделения. ^ После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. ^ Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику предприятия. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ либо целое дело. Документы выдаются под расписку. ^ Как уничтожать Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации. При этом в акте целесообразно указывать реквизиты документов. Унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение приведена в Основных правилах работы архивов организаций. Можно делать и единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры. ^ Место хранения документов На практике каждое предприятие самостоятельно решает, где хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Местом хранения документов может быть: отдельно помещение в самой организации; специализированный архив: государственный, или частный. Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому законодательно есть возможность хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Однако информацию на электронных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами законодательства такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив – как государственный, так и частный. ^ Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. Взять себе на сохранение ваши документы может не только государство, но и частная фирма, имеющая соответствующую лицензию. При этом частные фирмы, как правило, оказывают услуги не только по хранению, но также и по уничтожению документов, срок хранения которых истек. В договоре, правда, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Это, конечно, может насторожить – проверяющих у любой организации и без того хватает. ^ Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж. В этом случае сотрудники архива придут, чтобы выяснить, почему справка так и не была выдана и есть ли необходимые для ее составления документы. ^ Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов. Однако в этом случае визит специалистов из архива будет только на пользу самой фирме: они просто укажут на недостатки в работе с документами и дадут советы, как их исправить. Есть и еще одно неудобство, вызванное сотрудничеством с архивом. Если вы сдали ему документы на хранение, придется смириться с тем, что уничтожить документы без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего. ^ Ликвидация и реорганизация предприятия Есть ситуация, когда придется контактировать с Росархивом независимо от того, заключен с ним договор или нет. Это происходит при ликвидации предприятия без правопреемника. В этом случае необходимо обязательно сдать в местное отделение Росархива следующие документы ликвидируемого предприятия: учредительные документы; документы, по которым еще не истек срок хранения; документы, касающиеся его работников (учетные карточки, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости). Уничтожить эти документы запрещает законодательство. При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. ^ Передача дел при смене главного бухгалтера организации В настоящее время порядок передачи дел главным бухгалтером законодательством не определен. Зачастую это создает массу трудностей и приводит к тому, что вступающему в должность бухгалтеру приходится исправлять ошибки уходящего и, как следствие, нести ответственность за де-факто чужую работу. Поэтому вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника. ^ При вступлении в должность возможны три варианта передачи дел: уходящий главный бухгалтер постепенно передает свои дела своему заместителю или другому уже работающему в организации сотруднику; уходящий главный бухгалтер в сжатые сроки передает свои дела только что нанятому сотруднику, поначалу работающему на испытательном сроке; уходящий главный бухгалтер не имеет возможности (или не хочет) передавать дела, фактически передачу осуществляет руководитель организации. Первый случай характерен для крупных предприятий, деятельность и учет которых весьма сложны, и руководство назначает нового главного бухгалтера из состава уже давно работающих в организации бухгалтеров, не желая создавать проблем, которые возникнут у нового только что пришедшего работника, не знающего всех тонкостей бизнеса и учета на данном предприятии. В этом случае передача происходит постепенно и безболезненно. Второй вариант характерен для средних и небольших организаций, где руководство, с одной стороны достаточно серьезно и внимательно подходит к проблемам учета и не позволяет бухгалтерам внезапно покидать свою работу без передачи дел, но с другой стороны допускает приход нового сотрудника, не обязательно досконально знающего все тонкости учета на данном предприятии. В этом случае у вступающего в должность есть возможность, правда в крайне сжатые сроки, пообщаться с предшественником и изучить состояние дел в бухгалтерии. Третий вариант, как правило, характерен для малых предприятий, когда и руководство и сотрудники не придают должного внимания учету. Для таких предприятий, как правило, характерна высокая текучесть кадров бухгалтерии, а учет ведется недостаточно внимательно и аккуратно. В этом случае предыдущий главный бухгалтер либо внезапно и без объяснения причин покидает свою работу, либо увольняется руководителем за некачественное исполнение своих обязанностей. В этом случае вступающий в должность сотрудник вообще не имеет возможность пообщаться с предшественником, и как следствие, скорее всего ему придется забесплатно заниматься восстановлением учета по крайней мере за последний отчетный год. ^ Для того, чтобы при найме на работу главным бухгалтером обезопаситься от возможных трудностей, необходимо: разузнать у руководителя о причинах ухода прежнего бухгалтера (некачественная работа самого сотрудника или неудовлетворительные условия труда со стороны работодателя); изучить отчеты аудиторов и результатов налоговых проверок; изучить учетную политику (организацию и методику работы); изучить состояние бухгалтерского учета по формальным признакам (состояние и оформление годовых отчетов, аккуратность оформления первичных документов и состояние организации их хранения); по возможности встречная проверка ОСВ и годовых отчетов; проверка составления и сдачи налоговой отчетности, справок о состоянии расчетов по налогам (начисленные и уплаченные суммы); изучить итоги последней инвентаризации; При наличии проблем в учете следует либо согласиться на работу либо требовать заключения дополнительного трудового договора за работу по восстановлению учета либо отказаться и искать другого работодателя ^ Акт приема-передачи документов При передаче дел составляется акт, согласно которому бывший главный бухгалтер передает документацию по бухгалтерскому и налоговому учету своему приемнику. Форма акта законодательно не установлена и составляется в произвольной форме. В нем целесообразно указать: ФИО передающей стороны; ФИО принимающей стороны; наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов (либо перечислить каждый из них либо сослаться на уже подготовленные дела); все выявленные при проверке документации недостатки, ошибки, отсутствующие документы; результаты инвентаризации (если главбух – МОЛ, например, кассир); дату передачи документов; подписи передающей и принимающей стороны. виза руководителя организации и печать. Ответственность главного бухгалтера В соответствии с КОАП РФ главного бухгалтера могут оштрафовать за: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ, нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ, нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ, нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ, непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ, грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ, несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ). Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, формированию бухгалтерских записей в базе данных и формирование бухгалтерских регистров, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы. ^ Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях: неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности; принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность; несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами; нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц; составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов. Нормативные документы: Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105); ГОСТР 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. Госстандартом 03.03.2003, №65-ст); ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Постановление ФКЦБ (фед. контр. по ценн. бум.) России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Государственная система документального обеспечения управления (ГСДОУ), утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (приказ Росархива 06.10.2000); Положение об архивном фонде Российской Федерации; Различные методические указания по применению типовых форм первичной документации по отдельным объектам бухгалтерского учета: ОС, МПЗ, ОТ, касса и другие. Источники литературы: Теория бухгалтерского учета. Сорокина Е.М., 2008; Бухгалтерский учет и аудит. Путырская Я.В., 2008; Бухгалтерское дело. Бреславцева Н.А., 2004; Бухгалтерское дело. Гиляровская Л.Т., 2005; Бухгалтерское дело. Проскуровская Ю.И., 2006; Бухгалтерское дело. Хахонова Н.Н., 2003; Бухгалтерское дело. Кузнецова Т.В., 2004; Делопроизводство и документооборот. Белов А.А., 2004; Официальное делопроизводство: виды и формы документов. Чозискин В.В., Поликарпова Н.М., 2006; Документооборот в организации. Анодина Н.Н., 2006. Правовые базы Гарант; Правовые базы Консультант; audit-it.ru buhgalteria.ru berator.ru gaap.ru

Похожие:

	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины комплексный экономический... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины учет, анализ и аудит... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины Платёжные системы... Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета экономики и финансов. Протокол от 29 июня 2007 г. №10
	Аннотация рабочей программы учебной дисциплины Дисциплина федерального компонента «Бухгалтерское дело» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...		Аннотация рабочей программы учебной дисциплины Дисциплина по выбору «История бухгалтерского учета» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины налоговые расчеты в бухгалтерском деле Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины лабораторный практикум... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет для специальности подготовки Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита