Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»




НазваниеУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»
страница6/10
Дата публикации04.03.2013
Размер1.22 Mb.
ТипУчебно-методический комплекс
litcey.ru > Бухгалтерия > Учебно-методический комплекс
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

^ Организация документооборота и этапы движения документов

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения извне до их исполнения и сдачи в архив или отправки в другие организации.

Все документы организации представлены двумя большими группами:



  1. получаемые извне (входящие документы):

    1. от вышестоящих подразделений;

    2. от подведомственных подразделений;

    3. от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи;

    4. от частных лиц.

  2. созданные в самой организации:

    1. внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри;

    2. исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия

Величина документооборота необходима для:

  • расчета необходимой численности ответственного персонала;

  • определения объемов работ этого персонала;

  • определения эффективности программных средств.

Движение документов регламентируется графиком документооборота

Графиком определяется перечень и количество документов и лиц, ответственных за создание, оформление и исполнение документов, а также лиц, ответственных за контроль над этими процедурами. Необходимо отметить, что график документооборота должен соответствовать разработанным должностным инструкциям на каждого работника.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ. Примерный график документооборота приведен в Положении о документах и документообороте.

^ График документооборота содержит:

  • порядок создания документов (перечень, количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, сроки исполнения и представления конечному потребителю информации;

  • порядок проверки документов (ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления);

  • список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (такой список утверждается руководителем организации);

  • порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;

  • порядок передачи документов в архив (исполнители и сроки передачи).


┌────────┬───────────────────────────┬───────────────────────┬─────────┬──────────┐

│Наимено-│ Создание документа │ Проверка документа │Обработка│ Передача │

│вание │ │ │документа│ в архив │

│докумен-├────┬─────┬─────┬─────┬────┼─────┬─────┬─────┬─────┼────┬────┼─────┬────┤

│та │Кол-│От- │От- │От- │Срок│От- │Кто │Поря-│Срок │Кто │Срок│Кто │Срок│

│ │во │ветс-│ветс-│ветс-│ис- │ветс-│пред-│док │пред-│ис- │ис- │ис- │пе- │

│ │экз.│твен-│твен-│твен-│пол-│твен-│став-│пред-│став-│пол-│пол-│пол- │ре- │

│ │ │ный │ный │ный │не- │ный │ляет │став-│ления│няет│не- │няет │дачи│

│ │ │за │за │за │ние │за │ │ления│ │ │ние │ │ │

│ │ │вы- │офор-│ис- │ │про- │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │пис- │мле- │пол- │ │верку│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ку │ние │нение│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├────────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────┼────┼─────┼────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │

├────────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────┼────┼─────┼────┤

│Требова-│ 2 │ цех │ОМТС │склад│еже-│бух- │1 │при │ежед-│бух-│еже-│бух- │по │

│ние... │ │ │бух- │ │дне-│гал- │экз. │отче-│нев- │гал-│дне-│гал- │ис- │

│ │ │ │гал- │ │вно │терия│- цех│те │но │те- │вно │терия│те- │

│ │ │ │терия│ │(до:│ │2 │при │(до: │рия │ │ │че- │

│ │ │ │ │ │ча- │ │экз. │реес-│ча- │ │ │ │нию │

│ │ │ │ │ │сов)│ │ - │тре │сов) │ │ │ │ква-│

│ │ │ │ │ │ │ │склад│ │ │ │ │ │рта-│

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ла │

├────────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────┼────┼─────┼────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├────────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────┼────┼─────┼────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└────────┴────┴─────┴─────┴─────┴────┴─────┴─────┴─────┴─────┴────┴────┴─────┴────┘
Работники предприятия (начальники цехов, мастера, работники планового и финансового отделов, отдела труда, кладовщики, работники бухгалтерии и другие) создают и исполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

^ Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

^ Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.

^ Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию, обязательны для всех подразделений и служб организации. График утверждается руководителем организации.

^ Организацией должны быть соблюдены следующие требования к документообороту:

  • первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

  • при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

  • документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

  • все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

  • по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор, накладная или акт выполненных работ, смета и т.д.).

^ В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы:

  • прием и первичная обработка поступающего в организацию документа либо выписка собственного документа в соответствии с требованиями;

  • предварительное рассмотрение и распределение документа;

  • исполнение документа;

  • контроль за исполнением документа;

  • регистрация документа (в том числе и передача документа в бухгалтерию, составление по документам учетных регистров);

  • информационно-справочная работа;

  • отправка документа или сдача документа в архив.


Прием и первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов – операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших – секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или экспедитором, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

При приемке документов проверяется наличие всех страниц документа, всех приложений, реквизитов и необходимых подписей.

На входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки.

^ Предварительное рассмотрение и распределение документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме – секретарь-референт.

Для того чтобы предварительно рассмотреть и распределить документы, необходимо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении целесообразно иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документов преследует три цели:

  • учет документов;

  • контроль за их исполнением;

  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку) для создания базы данных о документах учреждения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Внутренние документы должны регистрироваться вдень подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

  • дата получения;

  • регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

  • дата документа;

  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

  • автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

  • заголовок (о чем документ);

  • резолюция;

  • срок исполнения;

  • исполнитель (кто с ним работает);

  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

  • № дела (куда документ помещен после исполнения).

Контроль

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме – секретарь.

Контроль можно условно разделить на:

  • предварительный (во время регистрации или создания и распределения по исполнителям);

  • текущий (со стороны руководителя во время исполнения документа);

  • последующий (после исполнения и во время передачи на хранение).

В организации устанавливаются сроки исполнения документов, что отражается в графике документооборота. В документах, поступивших от вышестоящих подразделений и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик. Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за то число, на которое документ должен быть исполнен. В начале рабочего дня согласно картотеке проверяются все запланированные задания текущего дня и их исполнение. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизирования система контроля позволяет сгруппировать все задания не только срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загрузку каждого.

^ Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

  • у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

  • в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

  • наличие подписи;

  • наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

  • наличие заголовка;

  • правильность адресования;

  • если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

  • наличие отметки об исполнителе;

  • наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются.

^ Документирование хозяйственных операций

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

^ На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами

До них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию.

Первичные учетные документы составляются либо по унифицированным формам либо по разработанным самой организацией формам.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны подписываться руководителем и главным бухгалтером. Передать право подписи таких документов другим сотрудникам можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины комплексный экономический...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины учет, анализ и аудит...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины Платёжные системы...
Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета экономики и финансов. Протокол от 29 июня 2007 г. №10
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина федерального компонента «Бухгалтерское дело» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина по выбору «История бухгалтерского учета» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины налоговые расчеты в бухгалтерском деле
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины лабораторный практикум...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет для специальности подготовки
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
litcey.ru
Главная страница