Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»




НазваниеУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»
страница8/10
Дата публикации04.03.2013
Размер1.22 Mb.
ТипУчебно-методический комплекс
litcey.ru > Бухгалтерия > Учебно-методический комплекс
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

^ Внесение исправлений в документы

При выявлении ошибок в документах возникает необходимость их исправления.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Выделяются три способа исправления ошибок в зависимости от момента их выявления и характера.

  • корректурный способ;

  • дополнительные проводки;

  • красное сторно.



Корректурный способ применяют в тех случаях, когда ошибки выявлены в течение отчетного периода до составления отчетности, когда корреспонденция счетов не нарушена, ошибка носит частный характер, то есть, ошибка допущена в одном из регистров.

Корректурным способом исправляются описки при записи цифр, ошибки в разноске операций, арифметические ошибки.

При корректурном способе производится зачеркивание неправильных записей одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное, а сверху делается правильная запись с одновременной оговоркой об исправлении за подписью лица, внесшего исправление: «исправленному верить».

Способ дополнительной записи (дополнительных проводок) применяется в том случае, когда исправить ошибку зачеркиванием нельзя или нецелесообразно. Например, ошибка, затрагивающая только суммы операции при верной корреспонденции счетов, повторяется несколько раз в регистрах синтетического и аналитического учета или ошибка выявлена в регистре после подсчета итогов.

Способ дополнительной записи применяют для исправления только суммы операции. Исправление только суммы хозяйственной операции возможно в случае пропуска какой-либо суммы при записи в учетный регистр или тогда, когда запись корреспонденции счетов в регистрах осуществлена правильно, но в меньшей сумме. В этом случае на выявленную разницу составляется повторная запись в той же корреспонденции.

Если ошибка возникла в корреспонденции счетов, то ее исправляют сторнировочной записью. Сторнировочные записи – это записи отрицательными числами, которые принято называть способом «красного сторно». Сущность этого способа заключается в том, что ошибочную корреспонденцию счетов записывают красными чернилами или обводят квадратом или ставят квадратные скобки, что означает отрицательное число. В результате происходит вычитание предыдущей записи, т. е., ошибочная запись уничтожается, затем составляется правильная корреспонденция счетов.

Сторнировочная запись применяется при аннулировании ошибочной записи полностью или частично. Полностью аннулируются записи при неверно составленной корреспонденции счетов.

В настоящее время в условиях широкой автоматизации учета снижена вероятность появления ошибок. В то же время, человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса. Кроме того, определяющим вероятность возникновения ошибок, является несовершенство программного обеспечения.

^ Восстановление документов

Иногда возникает необходимость в восстановлении бухгалтерских документов вследствие их пропажи или гибели. В таких случаях руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В некоторых случаях могут присутствовать и представители следственных органов или охраны пожарного надзора. Результаты работы оформляются актом, в случае необходимости – справкой из органов государственной противопожарной службы, справкой из органов внутренних дел о краже или актом о затоплении помещения. Такие документы будут являться оправдательными и перед руководством организации и перед налоговыми органами.

Возможные способы восстановления документов:

  • исправление путем дополнения необходимых данных;

  • замена утраченных документов вновь собранными;

  • составление утраченных документов заново.



Первый способ – самый простой. Практически все документы (кроме банковских) можно дополнять рукописно с условием, что такую операцию проводит уполномоченное лицо, имеющее право подписи и оформления данного документа.

Второй способ необходим, если утраченные документы не могут быть восстановлены ответственным лицами (например ответственный сотрудник уволился или документ является входящим – выписанным контрагентом). В этом случае новый документ создает тот сотрудник, который в данный момент уполномочен выписывать и подписывать подобные документы. Либо, если документ входящий, необходимо сделать запрос контрагенту для повторной отправки данного документа.

Третий способ применяется, если утрачены бухгалтерские регистры или другие документы, которые составляются на основании первичных, но сами первичные документы находятся в целости и сохранности. В этом случае бухгалтеру или другому уполномоченному лицу просто необходимо повторить все процедуры по оформлению данных регистров.

В целях безопасности следует дублировать электронные базы данных бумажными носителями или создавать резервную копию поскольку теоретически вероятен случай повреждения и утери электронных данных или наоборот. В этом случае дублирование информации будет залогом успешного прохождения налоговой проверки и отсутствия у них претензий к документальным доказательствам хозяйственной деятельности.

Изъятие документов

Изъять документы вправе:

  • судебный исполнитель;

  • следователь прокуратуры;

  • оперативные работники отдела дознания (по поручению следователя);

  • уполномоченные работники налоговой инспекции.



Наиболее распространенным является случай, когда требование представить необходимые для проверки документы предъявляет налоговая инспекция.

Организация обязана представить документы в течение 10 дней после того, как получила соответствующее требование налоговой инспекции.

Если такое требование в срок не выполняется, то налоговая инспекция может предъявить штраф – 50 рублей за каждый непредставленный документ.

За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф – от 300 до 500 рублей.

Если организация отказалась представить документы по требованию налоговой инспекции, то фирму могут оштрафовать на 5000 рублей.

В противном случае у налоговиков есть право изъять документы и без согласия организации. Такая процедура называется выемкой документов.

Выемка может производиться только на основании мотивированного постановления, утвержденного руководителем налоговой инспекции или его заместителем.

В качестве основания, например, могут быть указаны:

  • отказ предприятия, получившего соответствующее требование налоговой инспекции, представить необходимые документы;

  • воспрепятствование доступу сотрудников налоговой инспекции в помещение предприятия при выездной проверке.

Выемку документов оформляют протоколом. В протоколе обязательно должны быть зафиксированы:

  • перечень изъятых документов;

  • место и дата изъятия;

  • время начала и окончания изъятия;

  • должность и фамилия работника, составившего протокол.

С протоколом должны быть ознакомлены все работники, присутствовавшие при изъятии. Они подписывают протокол после того, как в него внесут все их замечания. Копия протокола остается в организации. Изъятые документы должны быть перечислены в протоколе либо в прилагаемой к нему описи.

По общему правилу изъятию подлежат копии документов. Однако, когда у налоговиков есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, могут быть изъяты и подлинные документы. В этом случае со всех изъятых документов должны быть сделаны копии. Если это невозможно сделать во время выемки, копии всех изъятых документов налоговая инспекция должна предоставить вам в течение 5 дней.

^ Хранение документов

Кто отвечает за хранение документов

За организацию и проведение хранения документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц.

^ Сроки хранения

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой. Она же определяет и порядок уничтожения документов.

В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты:

  • представитель структурного подразделения (главный бухгалтер или уполномоченное им лицо);

  • представитель службы делопроизводства или уполномоченный юрист;

  • ответственный за хранение документов (архивариус) или представитель стороннего архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают их без согласования с архивными организациями.

Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения.

^ Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному


ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требование относится именно к бухгалтерским документам.

^ НК РФ говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет.

Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что подтверждают правильность исчисления и уплаты налогов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалтеры.

По сути речь идет об одних и тех же документах. Вследствие этого противоречия и во избежание недоразумений лучше хранить первичные документы по крайней мере в течение 5 лет.

^ Сроки хранения документов регламентирует и архивное законодательство

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) подробно расписано, какие документы сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов и регистров установлен 5-летний срок хранения.

Годовые балансы и отчеты с объяснительными записками, инвентарные описи и протоколы заседаний инвентаризационных комиссий хранятся не менее 10 лет.

Документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости) перечень обязывает хранить 75 лет.

^ Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен

Исключения

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей.

Разберем некоторые случаи:

  • подтверждение убытков;

  • подтверждение приобретения основных средств и подтверждение стоимости основных средств и прочего имущества при продаже;

  • списание безнадежной дебиторской задолженности.

Во-первых, подтверждение убытков.

Согласно НК РФ документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков». Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Во-вторых, подтверждение приобретения основных средств, прочего имущества.

Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Документы нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без документов фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества.

В-третьих, списание безнадежной дебиторской задолженности.

Согласно НК РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих документов. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга.

^ Как хранить

Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно.

^ Организация хранения

Все проводимые хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Кроме того, приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации, которую необходимо сдавать на хранение.

Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

^ Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

^ Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

^ Как составить номенклатуру дел

После использования и исполнения документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации посредством их группировки в дела, сгруппированных по одному вопросу или участку деятельности. Для этого создается классификатор, определяющий порядок распределения документов в дела – номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел необходима для:

  • оптимального распределения документов и обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними

  • определения сроков хранения документов (экспертиза ценности документов).

Индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины комплексный экономический...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины учет, анализ и аудит...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины Платёжные системы...
Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета экономики и финансов. Протокол от 29 июня 2007 г. №10
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина федерального компонента «Бухгалтерское дело» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина по выбору «История бухгалтерского учета» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины налоговые расчеты в бухгалтерском деле
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины лабораторный практикум...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет для специальности подготовки
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
litcey.ru
Главная страница