Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»




НазваниеУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»
страница9/10
Дата публикации04.03.2013
Размер1.22 Mb.
ТипУчебно-методический комплекс
litcey.ru > Бухгалтерия > Учебно-методический комплекс
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Кто составляет номенклатуру дел

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом организации, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения.

Виды номенклатур дел:



  • типовая (по нескольким предприятиям одной отрасли);

  • сводная (по отдельному предприятию);

  • индивидуальная (по отдельному подразделению).

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба.

В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Разработка номенклатур дел в организациях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с 1 января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Участие в её разработке номенклатуры дел принимают руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, лица, ответственное за делопроизводство, а также сотрудник архива учреждения.

^ В номенклатуре дела располагаются в зависимости от важности документов:

  • организационные и распорядительные документы вышестоящих подразделений или организации в целом;

  • дела с организационно-распорядительными документами отдельного структурного подразделения;

  • дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные);

  • первичные учетные документы;

  • переписка и прочие.




Сводная номенклатура дел

На основе номенклатур дел структурных подразделений делопроизводственная служба организации составляет сводную номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела.

В первой графе указывается индекс дела, включенного в номенклатуру, состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья.

В четвертой графе указывается срок хранения пела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов, в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.


Название раздела

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечания

01-01

Устав фирмы

1

Пост.




02-01

Положение о бухгалтерии

1

Пост.




02-02

Штатное расписание

1

Пост.




Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел


По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

Постоянного

12

4

Временного (свыше 10 лет)

16

8

Временного (до 10 лет включительно)

39




Итого

67

12


Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах

  • первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии;

  • второй используется в качестве рабочего экземпляра;

  • третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа;

  • четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет.

В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

^ Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает:

  • экспертизу ценности документов;

  • оформление и описание дел;

  • составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения;

  • передачу дел в архив организации.




Экспертиза ценности документов – это отбор документов на хранение и установление сроков их хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и передачи на хранение создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

^ Экспертиза ценности документов


Результатом работы комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

  • постоянного хранения;

  • временного хранения (свыше 10 лет);

  • временного хранения (до 10 лет);

  • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Оценка и группировка документов необходима для того, чтобы определить какие дела сдавать на хранение, а какие – уничтожать:

  • дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), готовятся к передачи в архив.

  • дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.

^ Оформление дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело для того, чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.

^ Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится уполномоченными работниками структурных подразделений и хранятся в них до передачи в архив

Оформление дел контролируется службой делопроизводства и архивом.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

^ Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

^ Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел должно отвечать следующим основным требованиям:

  • дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

  • должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов;

  • должна обеспечиваться оперативность поиска документов;

  • должна обеспечиваться сохранность документов;

  • прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он: неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

  • проверяется правильность оформления документа, т.е. наличие подписей и других необходимых реквизитов;

  • каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения;

  • дела постоянного и временного хранения группируются раздельно;

  • документы формируются в дело за один календарный год (исключение из этого правила составляют переходящие дела);

  • документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса;

  • внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации;

  • распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии.

^ В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования, они систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются на хранение.

Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляют в следующем порядке, который включает:

  • распределение исполненных документов в дела и брошюровке документов и расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

  • нумерация листов;

  • оформление обложки дел;

  • составление внутренней описи документов;

  • составление заверительной надписи.

Документы в деле располагают в определенном порядке:

  • сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения;

  • затем хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Оформление обложки дел

Обязательные реквизиты обложки включают:

  • наименование организации;

  • наименование структурного подразделения;

  • делопроизводственный индекс дела;

  • заголовок дела;

  • срок хранения дела.

  • дата дела;

  • количество листов в деле;

  • архивный шифр дела.

Передача дел в архив

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

^ Дела длительного и постоянного сроков хранения передаются по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел без составления описи.

Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

^ Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – письменный перечень переданных на хранение заголовков дел, расположенных в определенном порядке путем присвоения каждому делу индивидуального номера и раскрытия в заголовке дела его состава и содержания.

Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение комиссии организации. Если документы передаются в архив, то описи по таким делам должны быть согласованы с архивной организацией.

Порядок группировки дел по описям сходен с группировкой в номенклатуре дел:

  • если передача дел происходит за несколько лет, то дела сначала раскладывают по годам;

  • в пределах года – по структурным подразделениям;

  • затем документы подразделяют на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу (внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту).

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В описание каждого дела входит (все эти данные переписываются с обложки дела):

  • порядковый номер;

  • индекс дела;

  • заголовок дела;

  • дата;

  • количество листов;

  • примечания.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины комплексный экономический...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины учет, анализ и аудит...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины Платёжные системы...
Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета экономики и финансов. Протокол от 29 июня 2007 г. №10
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина федерального компонента «Бухгалтерское дело» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconАннотация рабочей программы учебной дисциплины
Дисциплина по выбору «История бухгалтерского учета» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины налоговые расчеты в бухгалтерском деле
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины лабораторный практикум...
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит» iconУчебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет для специальности подготовки
Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
litcey.ru
Главная страница