Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д ля специальности подготовки 080109. 65 «Б ухгалтерский учет, анализ и аудит»

Кто составляет номенклатуру дел Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом организации, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. Виды номенклатур дел: типовая (по нескольким предприятиям одной отрасли); сводная (по отдельному предприятию); индивидуальная (по отдельному подразделению). В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Разработка номенклатур дел в организациях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с 1 января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Участие в её разработке номенклатуры дел принимают руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, лица, ответственное за делопроизводство, а также сотрудник архива учреждения. ^ В номенклатуре дела располагаются в зависимости от важности документов: организационные и распорядительные документы вышестоящих подразделений или организации в целом; дела с организационно-распорядительными документами отдельного структурного подразделения; дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные); первичные учетные документы; переписка и прочие. Сводная номенклатура дел На основе номенклатур дел структурных подразделений делопроизводственная служба организации составляет сводную номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. В первой графе указывается индекс дела, включенного в номенклатуру, состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения пела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов, в соответствии с которым срок установлен. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п. Название раздела Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) Примечания 01-01 Устав фирмы 1 Пост. 02-01 Положение о бухгалтерии 1 Пост. 02-02 Штатное расписание 1 Пост. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 12 4 Временного (свыше 10 лет) 16 8 Временного (до 10 лет включительно) 39 Итого 67 12 Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии; второй используется в качестве рабочего экземпляра; третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа; четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. ^ Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает: экспертизу ценности документов; оформление и описание дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения; передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на хранение и установление сроков их хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и передачи на хранение создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. ^ Экспертиза ценности документов Результатом работы комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения: постоянного хранения; временного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Оценка и группировка документов необходима для того, чтобы определить какие дела сдавать на хранение, а какие – уничтожать: дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), готовятся к передачи в архив. дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. ^ Оформление дел Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело для того, чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. ^ Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится уполномоченными работниками структурных подразделений и хранятся в них до передачи в архив Оформление дел контролируется службой делопроизводства и архивом. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. ^ Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. ^ Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дел должно отвечать следующим основным требованиям: дела формируются в соответствии с номенклатурой дел; должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов; должна обеспечиваться оперативность поиска документов; должна обеспечиваться сохранность документов; прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он: неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; проверяется правильность оформления документа, т.е. наличие подписей и других необходимых реквизитов; каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения; дела постоянного и временного хранения группируются раздельно; документы формируются в дело за один календарный год (исключение из этого правила составляют переходящие дела); документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса; внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации; распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. ^ В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования, они систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются на хранение. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляют в следующем порядке, который включает: распределение исполненных документов в дела и брошюровке документов и расположение документов внутри дел в определенной последовательности; нумерация листов; оформление обложки дел; составление внутренней описи документов; составление заверительной надписи. Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения; затем хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела. Оформление обложки дел Обязательные реквизиты обложки включают: наименование организации; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела; срок хранения дела. дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела. Передача дел в архив В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.). ^ Дела длительного и постоянного сроков хранения передаются по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел без составления описи. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации. ^ Составление описей На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – письменный перечень переданных на хранение заголовков дел, расположенных в определенном порядке путем присвоения каждому делу индивидуального номера и раскрытия в заголовке дела его состава и содержания. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение комиссии организации. Если документы передаются в архив, то описи по таким делам должны быть согласованы с архивной организацией. Порядок группировки дел по описям сходен с группировкой в номенклатуре дел: если передача дел происходит за несколько лет, то дела сначала раскладывают по годам; в пределах года – по структурным подразделениям; затем документы подразделяют на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу (внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту). Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В описание каждого дела входит (все эти данные переписываются с обложки дела): порядковый номер; индекс дела; заголовок дела; дата; количество листов; примечания.

Похожие:

	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины комплексный экономический... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерское дело д Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины учет, анализ и аудит... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины Платёжные системы... Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета экономики и финансов. Протокол от 29 июня 2007 г. №10
	Аннотация рабочей программы учебной дисциплины Дисциплина федерального компонента «Бухгалтерское дело» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...		Аннотация рабочей программы учебной дисциплины Дисциплина по выбору «История бухгалтерского учета» включена в цикл специальных дисциплин учебного плана подготовки специалистов...
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины налоговые расчеты в бухгалтерском деле Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
	Учебно-методический комплекс учебной дисциплины лабораторный практикум... Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»		Учебно-методический комплекс учебной дисциплины бухгалтерский учет для специальности подготовки Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита