Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется "Инструкция")




Скачать 141.59 Kb.
НазваниеИнструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется "Инструкция")
Дата публикации07.05.2013
Размер141.59 Kb.
ТипИнструкция
litcey.ru > Право > Инструкция
УТВЕРЖДЕНА

правлением ДНТ «Ново-Казанское»

протокол № 2 от “ 5 ” мая 2011 г.


ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское»
Общие положения

Настоящая инструкция (далее именуется "Инструкция") разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» (далее именуемая «Товарищество» и обязательна для исполнения при ведении делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства и хранение документации возлагается на председателя правления.

Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

^ Прием, учет, регистрация документов.

Порядок регистрации входящих документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.). Документы не требующие учета, а так же поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция, сообщения по электронной почте, не регистрируются.

На полученных документах проставляется отметка, в которой указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером также отметка.

Отметка проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. Порядковые номера фиксируются в журнале учета документов (Приложение №. 1).

^ Порядок прохождения документов

Зарегистрированные документы передаются председателю правления.

После рассмотрения и наложения председателем правления резолюции, документ по необходимости передается на исполнение.

^ Порядок регистрации и отправления исходящих документов

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

правильность адреса получателя;

наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Исходящий номер отправленного документа регистрируется в журнале (Приложение №.2). Исходящий номер состоит из индекса номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

Заверенные копии отправленных документов подшиваются в дела.

^ Порядок составления и оформления документов

Общие требования.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

Право подписи предоставляется лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Товарищества (уставом, доверенностями, должностными инструкциями и т.п.). Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Товарищества (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Товарищества.

Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.

Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.

Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

Для составления любых видов документов Товарищества, кроме писем, как правило, используется общий бланк (Приложение №3) и дополняется наименованием соответствующего вида документа (например "Справка", "АКТ", "Разрешение" и т.д.).

Для писем используется бланк письма (Приложение №3).

^ Основные правила оформления документов

К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос "О чем?". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок формулируется непосредственно при подготовке документа.

Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.

В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ.

Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, и т.д.).

Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела. (Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.)

Абзацы внутри пункта не нумеруются.

При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.

Регистрационный номер документа, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

^ Министерство финансов РФ

Управление делами

Главному специалисту

А.Б.Петровой
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

^ Редакция журнала "Главбух"

123456, г. Москва,

Б. Сухаревский пер., д. 2/24
Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

^ 121019, г. Москва,

Новый Арбат, д. 4, кв. 25

А.Б. Иванову
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться, общим собранием Товарищества, правлением Товарищества, руководителем Товарищества, а так же лицам которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа общим собранием Товарищества, собранием правления Товарищества гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания членов

ДНТ «Ново-Казанское»

от «___»______2011 г. № ___
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления

^ ДНТ «Ново-Казанское»

_________________А.Н.Петров

«___»__________2011 г.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель правления

^ ДНТ «Ново-Казанское»

_________________А.Н.Петров

«___»__________2011 г.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких физических либо юридических лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Подпись «____»_________2011 г. Ф.И.О.

^ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

(название документа)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

должность должность

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

«___»_______2011 г. «___»_______2011 г.
Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

^ Замечания прилагаются:

Личная подпись Ф.И.О.

(дата)
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в Товариществе, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.

В документах, оформляемых на бланках Товарищества), должность указывается сокращенно.

В документах Товарищества, оформляемых не на бланках, в состав подписи входит полное наименование должности и организации.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
^ Председатель ДНТ «Ново-Казанское» личная подпись Ф.И.О.
Главный бухгалтер личная подпись Ф.И.О.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
^ Председатель комиссии личная подпись Ф.И.О.
Члены комиссии личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

^ Подготовка и оформление организационных решений.

Принятие организационных решений Товарищества документируются протоколами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

При большом количестве участников собрания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
^ Составление номенклатур дел и формирование дел в делопроизводстве

Составление номенклатур дел.

В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов составляется номенклатура дел по установленной форме.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности Товарищества. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения порядкового номера дела по номенклатуре.

В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, решения общего собрания Товарищества, решения правления, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с нормативными документами РФ, Уставом Товарищества. Сроки хранения дел, не указанных в нормативных документах и уставе Товарищества, устанавливаются правлением Товарищества.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 апреля текущего года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован председателем правления.

Формирование дел.

Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела не допускается:

несоответствие содержания документов заголовку дела;

объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;

подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;

^ Систематизация отдельных категорий документов.

Протоколы общих собраний формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам и документов к нему.

Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.

Переписка группируется в дела за период календарного года.

В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.

Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.

Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.

Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве хранятся в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.

Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения председателя Товарищества. Наиболее важные документы выдаются под расписку.

^ Учет, хранение и использование бланков

Бланки Товарищества (приказа, письма) централизованно изготовляются, получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на, ответственное лицо за делопроизводство.

Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в несет председатель правления Товариществом

Порядок применения печати Товарищества

Круглой печатью подтверждается подпись председателя Товарищества распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов (Приложение №. 4).

Похожие:

Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция об учете библиотечного фонда г. Югорск Общие положения...
Настоящая Инструкция обязательна для применения в бу «Югорский художественный техникум» (далее Техникум). Она определяет общие правила...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция по ведению документации педагогами в условиях внедрения...
Настоящая инструкция определяет порядок ведения педагогами, работающими в условиях внедрения фгос 2-го поколения, документации в...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconДнт «Ново-Казанское» Должностная инструкция председателя правления днт «Ново-Казанское»
Правление днт возглавляет председатель правления, избранный из числа членов правления на срок два года
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция по работе педагогического коллектива со слабоуспевающими учащимися и их родителями
Настоящая Инструкция разработана на основании Закона "Об образовании", Типового положения об образовательном учреждении
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconДолжностная инструкция инженера по эвт общие положения
Настоящая инструкция разработана на основе тарифно – квалификационной характеристики инженера по эвт. При составлении инструкции...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция по эксплуатации DeguDent
Настоящая инструкция по эксплуатации поможет вам безопасно, экономично и надлежащим образом использовать прибор Cercon brain expert,...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconДолжностная инструкция укладчика-упаковщика ОАО «Сластёна» Настоящая...
Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства утв постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата вцспс от 31 января...
Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» Общие положения Настоящая инструкция (далее именуется \"Инструкция\") iconИнструкция №7 По правилам безопасного поведения на водоемах в летний, осенне-зимний...
Настоящая инструкция разработана на основе типовых инструкций, Правил охраны жизни людей на водных объектах в Краснодарском крае...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
litcey.ru
Главная страница